Преимущества электронного документооборота ( 2015-09-07 )

Бизнес требует не только грамотного управления, но и постоянного ведения отчетности. Каждая операция должна сопровождаться соответствующим документом, чтобы по итогам месяца/квартала/года можно было составить точный и подробный отчет. Нужно это не только для адекватного управления ресурсами компании, но и для того, чтобы удовлетворить требования предъявляемые представителями налоговой инспекции. Документация должна быть в порядке вне зависимости от рода деятельности фирмы и количества разнообразных операций.

Было время, когда весь документооборот был исключительно бумажным. На многие предприятиях бумаги и вовсе заполняли от руки, после чего копировали через кальку и подшивали в папки, сдававшиеся в дальнейшем в архив. Весь этот процесс был очень утомительным и заставлял содержать серьезный штат в каждой канцелярии, ведь без большого количества работников было невозможно за всем уследить. Теперь ситуация изменилась и документооборот принято вести в электронном виде, отправляя на печать лишь те документы и отчеты, которые этого требуют.

Посетив сайт www.it-nw.ru, можно узнать о том, как проще всего перейти на электронный документооборот и какие действия для этого потребуются. Сейчас же хочется сконцентрироваться на основных плюсах такого решения:

• Экономия времени. Заполнить документ на компьютере намного быстрее, чем сделать то же самое вручную. Так, в большинстве программ и вовсе предусмотрено автозаполнение стандартных форм, что еще больше ускоряет работу.
• Экономия пространства. Подумайте, сколько нужно установить архивных стеллажей и шкафов, чтобы складировать огромное количество отчетов за годы работы компании. Намного проще хранить все на сервере или в «облаке», благо развитие технологий сейчас позволяет реализовать практически любой сценарий и надежно защитить данные.
• Сохранность документов. Бумага имеет свойство портиться и выцветать. Электронные данные в свою очередь не подвержены износу, а дополнительную защиту можно получить благодаря функции резервного копирования на другой носитель или в вышеупомянутый «облачный» сервис.

Таким образом, электронный документооборот является одним из лучших решений для любой компании, вне зависимости от сферы деятельности. Остается только воспользоваться современными технологиями для того, чтобы спроецировать эту систему на свой бизнес и в дальнейшем пользоваться ей на постоянной основе. Это принесет массу положительных эмоций, а также позволит оптимизировать работу компании, избавившись от огромного количества ненужных операций.

Дерзайте!

Преимущества электронного документооборота